メールフォームを作る

2016年12月12日更新

メールで問い合わせを受ける重要性

問い合わせは電話でやってもらうから、メールでの問い合わせなんかいらないよ!

なんて方はいらっしゃいませんか?
今の時代は、メール問い合わせは大切です。

なぜならば、多くの人はメールに慣れてしまっているからです。メールが生活に浸透しているんです。いちいち電話なんかしなくても、メールで送ればいいと思う人が多くなっています。

メールは通話料も掛かりませんし、営業時間外にでも送る事ができます。

そして別の理由もあります。
話す事が苦手な方などもメールでの問い合わせを好まれます。

特に私の自動車修理工場などの職人仕事は、頑固な怖いおやじをイメージされがちです。

ですので、電話を掛ける事に抵抗を持たれるお客様は、メールで問い合せをしてこられます。そういう方は特に女性に多いですが、男性にもいらっしゃいます。

それらの理由から、メール問い合わせを受け付ける事は大切な事です。

メールはメールフォームで

会社ホームページのメール問い合わせは、基本的にメールフォームで受け付けるべきです。
例)
メールフォーム作成例

私は3つの理由があると思います。

1)お客様が何を書けば良いかが分かりやすい

理由の1つ目は、お客様が何を書けば良いかが分かりやすい事です。
パンフレットを送って欲しいとの問い合わせがあったのに、住所を記入されていなかったという事が起こりえます。
フォームでチェックボックスなどを使えば、お客様の労力も軽減されます。
メールフォーム作成例02

またメールフォームには、自動返信機能が付いているものがほとんどです。
例)
自動返信メール作成例

このような自動返信メールを設定しておけばお客様も安心されますね。


2)メール問い合わせを見落とす可能性がない

2つ目の理由は、メール問い合わせを見落とす可能性がないという事です。

 問い合わせはこちらへ→info@●●●.com

このような方法で問い合わせを受けると、お客様のメールアドレスや使用しているメールソフトによっては迷惑メールフォルダに入れられてしまう可能性があります。

せっかくいただいたお問合せメールを見落とすなんて事は、企業側にとってはあってはならない事です。

3)会社の信用性が高まる

いろいろな会社ホームページを見てみると分かりますが、ほとんどの大企業はメールフォームでメールの問い合わせを受け付けています。

逆に、
 問い合わせはこちらへ→info@●●●.com
こんな感じでメール問い合わせを受けている会社は、個人事業主や中小企業に多いやり方です。

それを考えますと、メールフォームの方がお客様も安心感が持てるのではないかと思います。


以上の3つの理由から、基本的にはメールの問い合わせはメールフォームで受け付けるようにすべきだと思います。

弊社ホームページで2通りのメール受付をしている理由

しかし私の会社ホームページでは、

パソコンからのアクセス→メールフォーム
スマホからのアクセス→メール

で受け付けられるようにしています。

その理由は私の独自の考えですので、正しいのかどうかは分かりませんのであらかじめご了承ください。

スマートフォンからのメール問い合わせをメールフォームで受け付けるようにすると、自分のメールアドレスを2回打ち込んでもらう必要があります。

少し使い方に長けた人なら、辞書機能などに自分のメールアドレスを登録しておいて、簡単に打ち込めるようにしてあると思いますが、そうでない人も多いはずです。スマホの小さな画面でメールアドレスを打ち込むの事はなかなか大変です。

スマホからのお問合わせの方の負担を減らす為にも、メールアドレスでも問い合わせを受け付けるようにしています。

メールアドレスで問い合わせを受け付ける場合の注意点

メールアドレスで問い合わせを受け付ける時に、まずやってはいけない事と思う事は、こんな受け付け方をする事です。

info★アドレス.com ←★マークを@マークに変えてから送ってください。

他にも、メールアドレスを文字でなく画像で表示したりする方法もあります。

これは、会社側から考えたら迷惑メール対策でやっている事です。
web上に表示されているメールアドレスを、機械的に自動で収集する方法があります。そうやって集めたメールアドレスに、迷惑メールを送りつける業者が存在します。

自動でメールアドレスを収集されないように、上記の方法で対策する訳です。

しかしよく考えてみてください。
それは会社側の都合であって、お客様には全く関係がない事です。
会社側の都合でお客様に手間をストレスを増やす事は、お客様目線で作ったホームページと言えるでしょうか?

お客様に負担を強いるくらいなら、迷惑メール対策は自分のパソコン上でやれば良い事です。

私の場合はGmailを使って対策をしています。
会社メールをGmailに転送して迷惑メールフィルタをかければ、99.9%の迷惑メールを取り除いてくれます。
詳しい事はこの書籍が参考になります。


メールフォームについて

では、メールフォームってどうやって作ればいいの?と思われるかもしれません。
もしもHAIKを使われるのであれば、メールフォーム作成機能がありますので簡単に設置できます。

もしくはメールフォーム作成サービスを使う事になります。有料のものも無料のものもあります。
作成したメールフォームを会社ホームページに貼り付けると設置完了です。

私はHAIKのメールフォーム機能は使わずに、フォームズというメールフォームレンタルサービスを利用しています。

無料でも利用できますが、いくつかの機能制限と広告が入ってしまいます。私は有料版を使っています。

私がフォームズを使う理由

メールフォーム作成に特化した会社が長年運営をしていますので、メールフォームの機能や見た目が洗練されているからです。HAIKで作るより作りやすいことも挙げられます。

ここは私の小さなこだわりですので、無理して真似する必要はありません。

メールフォームと検索すればいろいろなサービスが出ますので、いろいろなものを見てみるのも良いと思います。
フォームズ


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